Perché e come fare una Job Analysis per il recruitment

La job analysis è lo studio preliminare della posizione lavorativa completa sia di compiti e responsabilità che di competenze, obiettivi e risultati attesi. Non è solo un “mansionario” ma una più ampia definzione del ruolo che una persona ricopre in azienda.

Se vuoi che i tuoi svorzi di recruitment abbiano un risultato e portino ad assunzioni efficaci, è determonante conoscere le caratteristiche del ruolo per la posizione lavorativa che si ricerca.

Ecco che diventa importante sapere come fare una job analysis corretta ed efficace. Partiemo dalla base.

Che cos’è la job analysis

La job analysis (o analisi della posizione) è il processo di raccolta e analisi delle informazioni sui compiti, i doveri, le abilità, le conoscenze e le competenze richieste per un lavoro specifico.

Lo scopo di questa analisi è conoscere nel modo più chiaro e preciso possibile il ruolo che una persona ricopre in anzienda e non è riducibile solo all’analisi dei compiti. Spesso infatti si tende a confondere e usare indistintamente i termini “ruolo” e “mansione” pur essendo concetti ben distinti: il primo ha un significato ampio e si riferisce a come svolgere un lavoro, identificando i comportamenti attesi da un profilo professionale che occupa una determinata posizione; il secondo invece identifica il compito effettivo nello specifico. 

La job analysis permette di acquisire le informazioni per definire la job description, il documento che descrive gli aspetti necessari per ricoprire la posizione in termini di compiti e mansioni. La job description deve comprendere anche i requisiti, le competenze e le responsabilità necessarie per svolgere in modo efficace il lavoro (in gergo, aspetti di Job Specification).

I metodi per svolgere una Job Analysis

Raccogliere informazioni e profilare il ruolo di una posizione è possibile attraverso diversi metodi e tecniche. Per ottenere informazioni di buona qualità è preferibileseguire un approccio di analisi ibrido, orientato cioè sia allo studio di compiti, responsabilità e obiettivi che alle caratteristiche di ruolo del lavoratore. Ecco i principali:

Intervista

Le interviste sono uno dei metodi più comuni per raccogliere dati durante la job analysis. Di norma si utilizza un’intervista semi-strutturata con domande prestabilite su temi specifici e griglie di repertorio. Gli interlocutori di interesse possono essere direttamente i collaboratori che svolgono il ruolo oppure i loro manager o altri stakeholder chiave.

L’intervista può fornire una comprensione più approfondita del lavoro indagando aspetti di contesto, di relazione e percezione. Un intervistatore esperto può ridurre significativamente l’influenza di bias soggettivi che spesso rappresentano fonte di errore nei metodi qualitativi.

Può essere condotta individualmente o attraverso focus group coinvolgendo un gruppo di collaboratori che svolgono ruoli simili o correlati.

Questionari

Il questionario è uno strumento che permette di ottenere dati in modo strutturato ed eventualmente standardizzato (in questo caso utilizzando questionari redatti come il Position Analysis Questionnaire). Possono essere somministrati ai collaboratori che ricoprono il ruolo in esame e/o ai loro responsabili. 

Osservazione diretta

Come suggerisce il nome, questo metodo prevede l’osservazione diretta del lavoro. Quando il tipo di lavoro è più complesso, è possibile affiancare il collaboratore per tutta la giornata lavorativa e registrarne i comportamenti (shadowing).

Tra i vantaggi, può aiutare a identificare compiti che potrebbero essere trascurati o non ben definiti in una descrizione del lavoro. Tuttavia, è una tecnica che richiede l’impiego di molto tempo. Inoltre, è studiato che l’osservazione diretta può influenzare il modo in cui le persone lavorano e dunque produrre informazioni in parte distorte (effetto Hawthorne).

Analisi documentaria

Un metodo alternativo prevede l’esame di documenti formali che possono riportare informazioni relative al lavroo come manuali della qualità, di mansionari, di profili professionali o contratti di lavoro.

Perché è importante fare una job analysis in selezione

Svolgere una buona job analysis è funzionale alla fase di recruitment e selezione per i seguenti aspetti:

1. Job description più chiare per i candidati: la definizione dettagliata nella job analysis aiuta i candidati ad essere pienamente consapevoli di ciò che si aspetta da loro e prevenire malintesi o ambiguità.

2. Criteri di selezione adeguati: i criteri di selezione – come il livello di conoscenze in compiti specifici o il grado di esperienza per garantire certe competenze – possono essere definiti in modo più preciso. 

3. Colloquio professionale: le informazioni su una posizione contestualizzata all’azienda sono utili per svolgere un colloquio più efficace, concentrandosi sulle competenze e le esperienze effettivamente rilevanti per il ruolo.

Viene da sè che migliorare questi aspetti attraverso un’azione preventiva di job analysis curata permette di prevenire errori costosi come assumere la persona sbagliata per il lavoro, trascurare competenze peculiari ed essenziali o creare aspettative di lavoro irrealistiche che ledono il potenziale di fidelizzazione dei collaboratori.

Il vantaggio di una Job Analysis per l’organizzazione

La job analysis non si ferma solo al recruitment. I dati ottenuti costituiscono una solida base per raggiungere una varietà di obiettivi organizzativi per la gestione delle proprie risorse umane, come:

• l’implementazione di percorsi di onboarding strutturati e allineati al ruolo da ricoprire
• lo sviluppo di validi sistemi di valutazione delle prestazioni
• l’identificazione di opportunità di formazione e sviluppo di carriera
• la definizione di compesation e benefit all’interno di una strategia più ampia di total reward

Da una fase di tale rilevanza come quella della job analysis dipende il corretto funzionamento di molti processi Hr. Per non rischiare di perdere tempo e denaro è importante formarsi e/o affidarsi all’impiego di figure professionali altamente qualificate nel settore delle risorse umane per svolgere questa fase in modo corretto ed efficace.