World Cafè: come funziona? Il progetto con Derbigum

Come innescare l’ideatività nel team? In che modo incentivare la comunicazione interfunzionale per generare un cambiamento? La metodologia del  World Cafè può diventare la risposta a queste domande. 

In questo articolo approfondiremo cos’è il World Cafè e come funziona raccontandoti il progetto realizzato con Derbigum seguito dai nostri esperti.

Cos’è il World Cafè?

Immaginate di unirvi ad altre 3 o 4 persone attorno ad un tavolo simile a quello di un cafè e ragionare su temi e questioni. Durante il dialogo ognuno annota i vari contributi e i punti di vista. Vicino a vostro tavolo altre persone stanno conversando in piccolo gruppi sulle stesse tematiche. Immaginate poi di passare ad un altro tavolo e unirvi ad altri interlocutori, iniziando una nuova discussione con altrettanti spunti di riflessione e prospettive diverse. 

Questo è il World Cafè: una metodologia di facilitazione in team che utilizza l’informalità (come l’atmosfera che ci si aspetta in un “cafè”, insomma) per innescare conversazioni costruttive. 

Inseriti in un ambiente intimo e accogliente, i partecipanti sono invitati a distribuirsi in piccoli tavoli e dare vita a conversazioni. Il principio di base consiste nella contaminazione e nell’incrocio dei saperi, delle esperienze di ognuno. 

Ma vediamo in particolare come funziona e si articola un World Cafè nella pianificazione e nello svolgimento e quando può essere utile implementarlo. Ne vedremo l’applicazione descrivendo alcune fasi del progetto “Derbiworld“, realizzato da Derbigum con il nostro supporto.

Pianificare il World Cafè: obiettivi, partecipanti e setting

Nella fase di pianificazione di un World Cafè è fondamentale chiarire diversi aspetti che ne garantiscono l’efficacia.

In primis si esplicitano gli obiettivi nonché i temi e le aree di approfondimento su cui si vuole focalizzare l’azione. Questo passaggio è fondamentale per produrre delle domande stimolo che siano generative (vedi sotto).

Questo passaggio è necessario per definire quali e quanti partecipanti saranno i portatori di idee e di punti di vista durante l’evento. 

Inoltre è essenziale non trascurare la definizione dell’ambiente di lavoro e del setting che devono ricreare un’atmosfera che comunichi informalità, confortevolezza e intimità, caratteristiche che rendono peculiare questa metodologia.

Come si è svolta la pianificazione nel caso di Derbigum?

Nel concreto, il progetto realizzato con Derbigum si poneva l’obiettivo di raccogliere idee e contributi ideativi per l’ampliamento e l’innovazione dell’offerta di prodotto B2B. La vasta e numerosa rete di aziende clienti a cui Derbigum si affida è risultata la platea ideale da coinvolgere per raccogliere bisogni, aspettative, riflessioni e idee in linea con gli obiettivi prefissati. In ultimo, è stata scelta della location. Dove suscitare l’atmosfera del “cafè” tenendo in considerazione logistica e tempi? In questo caso, è stato scelto l’ambiente vinicolo, adatto alle esigenze di pianificazione e ottimale per creare una dinamica conviviale e confortevole. 

Formulare domande generative

Ciò che determina buona parte dell’efficacia di un World Cafè risiede nelle domande stimolo che guidano le conversazioni tra i partecipanti. Saper porre domande giuste in questo caso significa saper costruire domande generative. Cosa le distingue dalle altre? In breve, 3 caratteristiche:

• sono aperte: iniziano con “perché”, “come”, “cosa” e non implicano risposte chiuse “sì”/”no”;
• sono ampie nella giusta misura: hanno cioè una portata né troppo grande da essere vaghe e difficili, né troppo piccole da mancare di quell’elemento di ingaggio che crea curiosità e sfida;
• sono produttive: lo scopo è quello di stimolare la riflessione, provocare ricerca e suscitare altre domande, innescando il dibattito e proiettando verso nuove prospettive.

Anche la World Cafè Community suggerisce alcuni aspetti che caratterizzano una domanda efficace:

• È semplice e chiara
• È stimolante
• Mette energia
• Invita ad approfondire e indagare (non necessariamente una soluzione al problema)
• Apre nuove possibilità di ragionamento

Nel caso di Derbigum abbiamo scelto di sottoporre i partecipanti a tre domande logicamente collegate con l’obiettivo di far emergere gli aspetti caratterizzanti l’azienda, il mercato di riferimento e le prospettive di innovazione.

Vediamo ora come funziona concretamente la sessione di World Cafè che è stata seguita anche per il progetto Derbiworld.

Come si svolge un World Cafè

Prima di accogliere i partecipanti nella location viene ricreato il setting accogliente. Si predispongono liberamente tavoli rotondi adatti ad ospitare dalle 4 alle 6 persone e si forniscono del materiale per annotare, disegnare, fissare le idee. A seguito della presentazione della giornata da parte dei coordinatori (Skill), la prima domanda dà il via ai lavori. 

La sessione si articola in diversi round di conversazione (definiti da tempi abbastanza regolari) durante i quali le persone non rimangono nello stesso gruppo di lavoro ma si mescolano fra i tavoli, consentendo la contaminazione e lo sviluppo incrociato di idee (principio di cross pollination). La possibilità di muoversi fra i tavoli, incontrare nuove persone, contribuire attivamente con le proprie idee è infatti la caratteristica distintiva del World Cafè.

Presso ogni tavolo rimane un facilitatore (o un “padrone di casa”, table host) scelto fra i partecipanti. Oltre ad essere un partecipante attivo nella conversazione, il referente del tavolo è incaricato proprio di: 

• accogliere i partecipanti durante i diversi round introducendo i temi emersi con i precedenti;
• sollecitare l’intervento di ognuno incoraggiando a scrivere e fissare le idee;
• presentare quanto emerso dai vari gruppi durante la sessione conclusiva.

In conclusione, viene presentato e discusso ciò che è emerso in una sessione plenaria. La fase di condivisione mette in luce quella che gli autori della metodologia chiamano intelligenza collettiva, ovvero tutto ciò che emerge dall’impegno propositivo delle persone e che è luogo di un processo decisionale collettivo.

Ma come sostenere il coinvolgimento di ciascun partecipante? Di seguito due principi chiave per mantenere un buon livello di engagement.

Partecipazione e ascolto dinamico

Il compito dei coordinatori e dei facilitatori è massimizzare la partecipazione nel rispetto delle caratteristiche di ciascuno. Infatti, per agevolare una situazione più intima e coinvolgere le voci più silenziose è buona norma evitare un numero elevato di partecipanti per tavolo. In altri casi, può essere utile decidere di affidare un talking stick invitando coloro che vogliono intervenire a prendere in mano l’oggetto quando vogliono parlare e offrirlo agli altri nella conversazione.

Inoltre, tra i partecipanti è essenziale incoraggiare l’ascolto dinamico per acquisire più informazioni, spunti e logiche nel discorso. Ad esempio, è utile invitare le persone ad approfondire ciò che sentono come diverso e in contrasto con la loro posizione per comprendere al meglio le prospettive altrui; oppure incoraggiare l’altro a sviluppare ulteriormente il proprio pensiero, ricercando elementi di collegamento con ciò che è emerso.

Quando usare il World Cafè

Come abbiamo visto, la metodologia si distingue per la semplicità e la flessibilità nell’applicazione. Ma quando il World Cafè è meno utile? Sebbene possa essere adottato per obiettivi diversi, è da evitare quando:

• si è già orientati ad una soluzione o una “risposta” specifica;
• non si è interessati a conoscere cosa pensano i partecipanti rispetto ad un tema;
• non si è in una fase di ricerca e scoperta ma, ad esempio, si deve sviluppare un piano operativo a fronte di una strategia già presente;
• si ha meno di 1h e 30′ di tempo;
• il numero di partecipanti è ridotto (minore di 12, cioè un minimo di 3-4 persone per tavolo, secondo gli autori).

Il World Cafè, invece, è la metodologia adatta quando si vuole stimolare la produzione di idee, riflessioni, criticità su questioni concrete e importanti nonché opportunità e sfide in un’ottica più strategica. La dinamica di scambio e di relazione è utile per coinvolgere e far incontrare, anche per la prima volta, persone con background, ruoli e professioni diverse.

Se sei arrivat* fino qui ti sarà più chiaro come funziona il World Cafè e come può essere applicata. Se stai pensando di condurre un’analisi sulle principali sfide e opportunità per la tua realtà o sei in una fase cambiamento e di ricerca di nuove idee, spunti innovativi per i tuoi prodotti o servizi,  il World Cafè è il metodo giusto per iniziare. In qualità di psicologi del lavoro e consulenti, siamo esperti nell’uso di questa metodologia di facilitazione e possiamo aiutarti a progettare un World Cafè adatto alle tue esigenze.

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